Legújabb fejlesztések
-
Workflow fejlesztés #checklist #todolist
A legtöbb iparágban, tevékenységi körben, hivatásban gyakoriak az ismétlődő feladatok. Ez alól a jogi pálya sem kivétel. Ezen a ponton felmerül a feladatok, feladat sorok sztenderdizálásának lehetősége, melynek segítségével jelentős mértékben lehet növelni a hatékonyságot. Ha egy előre definiált teendő lista alapján járunk el a ránk bízott ügyben, úgy sokkal kisebb az esélye annak, hogy egy fontos lépést kihagyunk.
A legújabb fejlesztésnek köszönhetően mintegy 15 különböző előre definiált feladatlistát tudunk rendelni egy-egy ügyhöz, mely feladatlisták admin jogosultsággal tovább bővíthetőek illetve szerkeszthetőek.
Az adminisztrációt megkönnyítendően az egyes feladatokhoz rögtön hozzá is tudunk rendelni határidőt, valamint felelőst, így a feladatok kiosztása még gördülékenyebbé válik.
-
Postakönyv fejlesztés, rendszer optimalizálás
A postakönyv két új keresési feltétellel bővült, illetve optimalizálásra került az ügyek listázása is, melynek köszönhetően leginkább az évi ~2000+ új ügyet rögzítő irodák tapasztalhatnak jelentős sebesség növekedést.
-
Számlamelléklet sablon modul fejlesztés
Habár a munkaórák rögzítése alapvetően perc alapon történik, mégis megbízói oldalról felmerülhet az óra alapú teljesítési igazolás megküldésének igénye.
Így a mai naptól minden egyes számlamelléklet sablon esetén külön-külön definiálhatjuk az elszámolás alapját, mely ezentúl óra alapon is elérhető.
-
Egyedi munkatársi óradíjak
Immáron egyedi munkatársi óradíjakat is definiálhatunk minden egyes ügyhöz.
Ez azt jelenti, hogy a teljesítési igazolás készítésekor a rendszer a következő sorrendben ellenőrzi az egyes rögzített munkaórák díjait:1. van e rögzítve az adott ügyhöz egyedi munkatársi óradíj,
2. ha nincs ellenőrzi, hogy az ügynél definiálásra került e a megbízási díj,
3. majd ezt követően a megbízói óradíjat veszi alapértelmezettnek,
4. ha a fenti három opció közül egyik sem került megadásra, akkor az irodai alapóradíjjal kalkulál a rendszer.
Hogy a számlázást végző munkatárs mindig tisztában legyen azzal, hogy az egyes rögzített munkaóra esetében melyik óradíj a mérvadó minden összeg mellett, egy kis ikon tájékoztatja majd őt erről. Munkatársi óradíjat hozzáadni az ügy szerkesztése felületen van lehetőségünk, amennyiben az összesítő (számlázás) eléréséhez is van jogosultságunk.
-
További felelősök megadása
Mai naptól az eddig egy helyett, korlátlan számban rendelhetünk további felelősöket minden egyes ügyhöz, vagyis egy-egy a rendszerbe rögzített ügyet több munkatársunk számára is tudjuk delegálni, melyről természetesen a rendszer értesítést küld az értintettek részére.
További előnye az újításnak, hogy a postakönyvben történő rögzítés esetén - az elsődleges ügyfelelősön túlmenően - minden egyes az adott ügyben érkező irat felelősét / felelőseit kiértesíti a rendszer.
-
Egyedi számlamelléklet sablon modul
Elkészült az egyedi számlamelléklet sablon modul, melynek segítségével tetszőleges adattartalmú, sorrendű, színvilágú, számú, saját logóval ellátott teljesítési igazolás mintát tudunk létrehozni és hozzárendelni az egyes ügyekhez / megbízókhoz / cégcsoportokhoz.
Még soha nem volt ennyire egyszerű teljesítési igazolást készíteni!
-
Új felhasználói kézikönyv és két új fejlesztés
Elkészült a felhasználói kézikönyv legújabb változata. A könnyebb áttekinthetőség érdekében az óra összesítőben a megbízók listázásánál feltüntetésre került a cégcsoport elnevezése is, amennyiben rendelkezik ilyennel. Valamint egyszerűbbé vált a felhasználói fiókok módosítása, archiválása.
-
Teendő, kontaktok, JÜB tovább fejlesztése
Teendő rögzítésénél a határidő megadását gyorsgombokkal tettük ergonomikusabbá.
Kontaktok esetében az ellenérdekű fél rögzítésekor is ugyan olyan részletességgel megadhatóak a személyes, valamint a céges adatok, mint a megbízónál. Megbízók és ellenérdekű felek menüben egyaránt elhelyezésre került egy másolás gomb mely segítségével, gombnyomásra átmásolhatjuk az ellenérdekűt a megbízókhoz – és fordítva, így nem szükséges még egyszer manuálisan rögzíteni az ügyfelet, ha arra szükség lenne.
JÜB rögzítésénél az előzetesen felvitt adatok beemelése immáron az ellenérdekű felek esetében is automatikussá vált.
-
Ügyek oldal fejlesztése
Az ügyek listázásakor az ügyszám mellett piros, narancs és zöld színű körökkel jelzi a rendszer, hogy van e az üggyel kapcsolatban lejárt, rövidesen lejáró, ill. a jövőben lejáró teendőnk.
Alapértelmezetten a pirossal a mai napon lejáró, valamint a már lejárt feladatokat jelzi, míg sárgával a maximum még 3 nap határidővel rendelkezőket és végül zölddel azokat, melyek határidejének lejárata legalább 4 nap múlva esedékes. Ezek az időintervallumok a beállítások – személyes menüpontban testre szabhatóak.
-
5 új fejlesztés, mely még egyszerűbbé teszi az adminisztrációt
Munkaóra, valamint a költség rögzítő felületek még okosabbak lettek! Ennek köszönhetően akár egyetlen billentyű lenyomása nélkül is rögzíthetővé váltak elvégzett feladataink, kiadásaink.
Az óra nyilvántartást további gyorsgombokkal tettük egyszerűbbé, hogy még kevesebb kattintással legyen lehetőségünk megtekinteni az elszámolásokat.
Az összesítő elkészítése is egyszerűbbé vált! Ha munkatársunk nem adta meg a ténylegesen kiszámlázható munkaidőt egy adott feladatnál, és ha úgy gondoljuk, hogy az a ráfordított idővel megegyezik, úgy egy kattintással átrögzíthetjük a felvitt munkaidőt.
Ezentúl az ügyhöz rendelt átalány vagy óradíj összegét megtekinteni és szerkeszteni, csak az „számlázási” jogosultsággal rendelkező munkatársnak van lehetősége.
Már az admin jogú munkatárs is letudja zárni azokat a teendőket, amelyeket nem ő hozott létre, vagy amelyeknél nem ő volt a kijelölt felelős, erről a rendszer igény szerint értesítést is küld a teendő tulajdonosának.
-
Egyedi irodai belső ügyszám
Ahány iroda, annyi szokás! Ezért ezentúl az irodai belső ügyazonosítónkat is személyre (irodánkra) szabhatjuk, így a kibővített adattartalomnak és egyedi sorrendiségnek köszönhetően 120 féle kombinációból választhatjuk ki a legmegfelelőbbet!
-
Predefiniált mezők
Az egységes és gyorsabb rögzítést elősegítendően az ügy tárgy, munkaórák és a költségek esetében ezentúl előre megadott opciók közül is választhatunk. Az előre felvitt opciókat módosítani, törölni valamint bővíteni a beállítások -> Mezők menüpontban van módunk.
-
Munkatársi aktivitás
Minden üzleti folyamat fontos eleme a kontrol, ezalól az ügyvédi irodák sem kivételek! Ezentúl az iroda vezető (admin jogosultsággal rendelkező) ügyvéd egyszerűen ki tudja listázni, hogy munkatársa / munkatársai milyen rendszerességgel és mely funkciókat (oldalakat) használják a rendszeren belül.
-
Cégcsoportok a kontaktok menüben és az elszámolás összesítőben
Nagyobb szervezetek esetében gyakori, hogy egy-egy holding több, vagy akár az összes leányvállalatának jogi képviseletét irodánkra látja el. Nem ritka, hogy a számlát az anyavállalat rendezi. Ilyen esetekben a teljesítési igazolást / számlamellékletet rendszerint leányvállalatokra lebontva kérik irodánktól.
Legújabb fejlesztésünknek köszönhetően a számlamellékletet már cégcsoportok esetében is csupán pár kattintással elkészíthetjük!
-
Három kisebb, de annál hasznosabb fejlesztés
Új ügyfél vagy ellenérdekű fél rögzítésénél az irányítószám megadásából a rendszer kitölti a város mezőt, így gyorsabb és pontosabb az adat rögzítés.
Az ügyek felületen is lehetővé vált a nyitott teendők szerkesztése, így kevesebb kattintással is módosíthatjuk feladatainkat.
Ezentúl nem csak az ügyeknél, hanem külön az óranyilvántartásban is lehetséges a munkaóra rögzítése.
-
Postakönyv fejlesztése
Azon több fős irodák számára, ahol akár az elektronikus akár a postai küldemények átvételét nem az adott ügygazda végzi ott fontos lehet irodán belül is átvetetni a postát.
Legújabb fejlesztésünk ezen folyamatot egyszerűsíti le egy kattintásra, így a későbbiekben egyszerű lesz nyomon követni, hogy az ügygazda át vette e az ügyében érkezett dokumentumo(ka)t és ha igen, akkor azt mikor tette.
-
Számlamelléklet / teljesítési igazolás pár kattintással
Mai naptól iroda, megbízó és ügy szinten megadható az óra, valamint átalánydíj összege és devizaneme. Ennek köszönhetően a számlázási összesítőben elérhetővé vált egy számlamelléklet generáló gomb, melynek segítségével „ügyfél kész” excel táblázatot kapunk, melyet gyakorlatilag azonnal a megbízó részére tudunk bocsájtani.
Legújabb funkciónkat a videóra kattintva tekintheti meg:
-
Név, webcím, elérhetőség, ÁSZF és egyéb változások
Elkötelezettek vagyunk az ügyvédi ügyvitel egyszerűsítésében, hatékonyabbá tételében, ezért nevünk, ezzel webcímünk és elektronikus elérhetőségeink ennek tükrében változtak.
A folyam (angolul flow), mely - az üzleti életben a folyamat szinonimájává vált – és az ügyvéd (angolul lawyer) kifejezések egyesítéséből jött létre új nevünk, a Flowyer, mely sokkal jobban definiálja tevékenységünk, törekvéseink célját, miértjét.
Munkatársainkkal – a megszokott - havi kb. 2 db új funkció lefejlesztése mellett rengeteget dolgoztunk a Flowyer.hu -n, amelynek eredményeképpen az eddig is kiemelkedő sebességgel futó rendszert további kb. 30% -al sikerült gyorsabbá tennünk, valamint a PHP (program nyelv) verzióváltásnak köszönhetően számos új fejlesztésnek teremtettük meg a lehetőségét. -
Tárgyalások menüpont
Egy új menüpont került élesítésre a rendszerben, melyben az iroda összes tárgyalási időpontját – és részleteit – nyilvántarthatjuk. Új tárgyalás felvételekor az ügyfelelős mellett, a tárgyaláson – általunk kijelölt - ténylegesen résztvevő munkatársunk / munkatársaink is értesítést kapnak. Emellett a rendszer 1 héttel, 3, valamint 1 nappal előre újból értesít minket a dátum közeledtével, így még egy nagyobb ügymennyiség mellett sem fordulhat elő, hogy elfelejtünk eleget tenni egy-egy idézésnek.
-
Korlátlan mennyiségű további peres / HRSZ / VH / megbízói ügyszám rögzítés
Fontos, hogy az egyes ügyek időbeli előrehaladtával keletkező, további esetleges peres, HRSZ, VH és megbízói ügyszámokkal összetudjuk kapcsolni az irodai nyilvántartásunkban vezetett megbízásainkat, és ezek a későbbiekben egyszerűen kereshetőek is legyenek. Így a mai naptól korlátlan mennyiségben tudunk további ügyszámokat, azonosítókat hozzárendelni folyamatban lévő ügyeinkhez, melyet az egyszerűség kedvéért a postakönyv rögzítésekor is megtehetünk.
-
Új év, új fejlesztések a számlázási összesítőben
Eddig is lehetőségünk volt vezetni egy-egy elvégzett tevékenységre fordított idő mennyiségét, és az ügyekkel kapcsolatban felmerülő kiadás / költség összegét, ám ezentúl a ténylegesen kiszámlázható munkaidőt és költséget is módunk van nyilvántartani. Mindezt 1 gombnyomással ki tudjuk exportálni Excelbe, így még soha nem volt ennyire egyszerű a számlázás, teljesítési igazolás készítése, vagy a munkatársak profitábilitásának nyomon követése.
-
Tömeges ügy delegálás és ügyek szűrése felelős szerint
Nincs olyan vállalkozás, ahol ne lenne bizonyos mértékű fluktuáció, ez alól az ügyvédi irodák sem kivételek. Ahhoz, hogy a távozó munkatárs ügyei a lehető legnagyobb gondossággal újra delegálásra kerüljenek elérhetővé tettünk egy „tömeges ügy delegálás funkciót”, mely a Felhasználó kezelés menüpontban érhető el az admin jogosultságú munkatárs számára. Emellett az ügyek oldalon már a felelősökre szűrve is listázhatjuk megbízásainkat.
-
Postakönyv – határidős értesítések
Postakönyv rögzítés esetén ezentúl megadhatjuk a levél válaszadásának határidejét, melyet egyúttal a teendők, a belső naptár (mely Google naptárral szinkronizálható), valamint automatikusan Outlook naptárunkba is exportálhatjuk. Így egészen biztos, hogy egyetlen határidőről sem fogunk lecsúszni!
-
Postakönyv
Amellett, hogy egyszerűsítésre került a bejövő / kimenő posta ügyhöz rendelése, a mai naptól lehetőségünk nyílik az elektronikus küldemények külön iktatására is.
-
Feladóvevény címzés és idővonal
A visszajelzések alapján továbbfejlesztettük az idővonal funkciót, ezen kívül a feladóvevényt már nem csak tértivevényes, hanem sima ajánlottként is ki lehet tölteni.
-
Idővonal funkció
Segítségével még átláthatóbbá váltak az egyes ügyek eljárási cselekményei. Valamint, ezen túlmenően a mai naptól az ügyek módosításai is nyomon követhetővé váltak.
️ -
-
Jelszómenedzser modul
Hogy jelszó keresgélés helyett ügyvédi feladataival tudjon foglalkozni...
️
Jelszavaihoz kizárólag azon munkatársai férhetnek hozzá, akiknek olvasási vagy írási jogosultságot adott. A jelszavak titkosítva tárolódnak irodája dedikált adatbázisában, így a lehető legnagyobb biztonságban tudhatja őket! -
-
Rendszerüzenetek
Eljött a nyaralás ideje, de ettől az élet és a kereset.hu sem állhat meg. A pihenésből visszatérő kollégák egy feljavított felületen kezelhetik a rendszer belső üzeneteit, emlékeztetőit.
-
Használja irodája logóját a borítékokon!
Irodájának nem csak a „motorháztető” alatt kell szakszerű módon üzemelnie. Fontos, hogy az ügyfelek felé is a lehető profibb képet mutassa, ebben segít legújabb fejlesztésünk Önnek!
️
Ezentúl a boríték címzésénél irodája logóját is használhatja, ráadásul a rendszerünk által támogatott 4 féle boríték méretnél, akár ugyan ennyi különböző méretűt vagy tájolásút is beállíthat. -
-
Stopper a munkaidő nyilvántartásban
Többé nem kell fejben tartania, vagy külön leírnia, hogy egy-egy részfeladatot mikor kezdett el és mikor fejezett be, hiszen rendszerünk 5 perces kerekítést használva stopperrel méri Önnek!
-
Kontkat törlés és inaktiválás
Minél hosszabb ideig praktizál valaki, annál több olyan ügyfele / ellenérdekű fele lesz a nyilvántartásában, melyet törölni nem szeretne, de mégis megnehezíti a keresést.
Ezentúl nem csak törölni tudja az ilyen ügyfeleket, hanem inaktiválni is, így még több időt tud megspórolni kereséskor. -
Youtube
Tavaly óta rengeteg újdonsággal bővült a rendszer, ezért készítettünk egy új videót
↑↑↑A korábbi fejlesztések megtekinthetőek ebben a videóban! -
Letétkezelés és a termőföld adás-vétel nyilvántartás
Már nem csak a JÜB és a postakönyv nyilvántartást vezetheti elektronikusan rendszerünk segítségével, hanem a letétkezelést és a termőföld adás-vételt is!
Egyszerű, áttekinthető, kereshető módon. -
Google naptár szinkronizáció
Vigye magával naptárbejegyzéseit okos telefonján is a Google naptár szolgáltatás segítségével!
Rendszerünk teljes körűen képes szinkronizálni Google naptárával, így időpontjait, határidős feladatait még könnyebb lesz menedzselnie! ️ -
-
Mai naptól az éjszakai mentéseket 1 éven át megőrizzük Önnek!
Mindenkivel előfordult már, hogy véletlenül felülírt vagy törölt egy filet a számítógépén, melyre nem mindig azonnal – esetenként túl későn - derült fény.
Célunk, hogy rendszerünket használva Önnek soha ne kelljen hasonlót megélnie, ezért az automatizált éjszakai mentéseinket - térítésmentesen - a mai naptól 30 nap helyett 365 napig őrizzük meg. -
A 2019-es évet az ügyek felületének átgondolásával indítottuk.
Az ügyekhez / megbízókhoz felvehető munkaórák / költségek rögzítésének felülete kisebb hangsúlyt kapott, míg felkerült a kiválasztott ügyre szűrt teendők felvételének és kezelésének lehetősége. Ezen felül a hozzászólások ablak a kisebb monitorral rendelkező számítógépék számára is használhatóbbá vált.
Az idei évben is szívesen fogadjuk visszajelzéseiket, melyet / melyeket folyamatos fejlesztéssel és új funkciókkal hálálunk meg! ️ -
-
Megújult naptár funkció
Működését tekintve talán a Google naptára jelenleg a leghasználhatóbb a piacon, ezért igyekeztünk a több millió felhasználói visszajelzést lekövetve mi is megalkotni a lehető legergonomikusabb elektronikus kalendáriumot. ️
-
-
További megbízó / ellenérdekű fél hozzáadása ugyanazon ügyhöz
Gyakori, hogy egy-egy ügyhöz több megbízó vagy ellenérdekű fél is kapcsolódik, ezért a mai naptól 5-5 rögzíthető belőlük minden egyes megbízáshoz! 🧐☝️
-
-
Határidős feladatok felvétele, delegálása, menedzselése még soha nem volt ilyen egyszerű!
Előfizetői visszajelzések alapján némi ráncfelvarráson esett át a feladatok(teendők) funkció. Tekintse meg az erről készült videónkat:
-
Új funkció az irodavezetőknek
Fontos, hogy figyelemmel tudja kísérni a munkatársak aktuális feladatait, valamint az általuk felrögzített munkaórákat (nem csak a számlázás menüpontban), így az admin jogosultságú irodavezetők ezen túl néhány kattintással bármely kolléga pillanatnyi terheltségével képbe kerülhetnek.
-
-
Segítség a számlázásban
A munkaórák valamint a készköltségek kiszámlázásának nyomon követésében szeretnék segítséget nyújtani. Mától akár egyesével, akár tömegesen "kiszámlázottnak" tudja jelölni a felvitt tételeket. Így még gyorsabbá válik a havi vagy hó közi számlázás is.
-
-
Ügy hozzászólás
... mert már rég tudjuk, hogy nem az emailezés a leghatékonyabb módja a kommunikációnak. Tegye átláthatóvá, egyszerűen visszakereshetővé irodája belső kommunikációját! Kattintson az ügyre és ossza meg észrevételeit munkatársaival az adott megbízással kapcsolatban!
-
-
Dokumentum sablon tár
A dokumentum sablonkezelő modul a mai napon minden előfizetőnk számára aktiválásra került. Segítségével rendkívüli módon felgyorsítható az iroda működése, valamint az adminisztrációs hibák lehetőségét is szinte teljesen nullára csökkenthető. A bemutató videóban mindössze 14 másodperc alatt elkészíthető egy megbízási szerződés, csupán néhány kattintással.
-
Bővített megbízói mezők
Az új dokumentum sablon kezelő rendszer bevezetését előkészítendően kibővítettük a felvihető adatok körét a megbízók esetében.
-
-
Tárgyaló foglaló
Elkészültünk a tárgyaló foglaló modullal, melynek segítségével egyszerűen tudunk időpontot foglalni, valamint szükség szerint lemondani azt. Admin jogosultsággal munkatársaink foglalásainak törlésén túlmenően lehetőségünk nyílik tárgyalókat hozzáadni vagy éppen eltávolítani, ha nincs rá szükségünk.
-
-
Youtube
Elkészült a 4.7-es verzió rövid bemutató videója
